A távmunka kialakításának lépései

Mint korábban írtam, számos előnye és hátránya lehet a távmunkának, azonban ha körültekintően alakítjuk ki, akkor az előnyeit élvezhetjük elsősorban, a hátrányait pedig megfelelő HR programokkal kezelhetjük.
Hogyan lássunk neki a távmunka kialakításának?
1. Mi a vállalat profilja? Milyen a szervezet, az egymástól való függőségek? Milyen munkakörök vannak?
2. Melyek azok a munkakörök, amelyek távmunkában is elvégezhetőek, és melyek, amelyek nem? Itt a munkakör-elemzés és a szervezeti hálózat vizsgálata szükséges lehet, hogy objektív képet kapjunk a lehetőségekről.
3. Ha megállítottuk, mely munkakörök távmunkásíthatók, nézzük meg, hogy mi kell az adott pozíció(k) betöltőinek, hogy el tudják távolról is látni a munkát (eszközök, adatbázis, belső hálózat illetve hozzáférések, stb.)
4. Vizsgáljuk meg, hogyan tudjuk a távmunkát végző egyének teljesítményét legeredményesebben mérni az adott munkakörökben. Melyek a legfőbb értékelési szempontok? Mitől lesz jó és eredményes a munkakör betöltője? Milyen hasznot várunk tőle a cég számára?

5. Azt is nézzük meg, hogy az adott ember, akit távmunkára szánunk, alkalmas-e távmunka végzésére. Ha igen, és örömmel végezné távmunkában a feladatait, térképezzük fel, kikkel fog később kapcsolatban állni, és miért, milyen gyakran, kiket kell majd kontaktálnia.
6. Ha már mindent alaposan ellenőriztünk, megírtuk az egyén célkitűzéseit, tűzzünk ki rendszeres napokat -  pl. hetente egy napot - amikor megjelenik az irodában közös értekezleteken, vagy bármilyen más okból, ami a folyamatos személyes bevonódást is segíti.
7. Végül képezzük ki, és készítsük fel az egyént a távmunkára. Mondanom sem kell, hogy későbbiekben is támogatni kell, hasonlóan a "belső" munkatársakhoz.
Ha valakit mélyebben érdekel a téma, írjon, és egy részletes kérdőív alapján láthatóvá válik, szervezetében vannak-e távmunkára alkalmas pozíciók, illetve a kijelölt munkatársaknak milyen segítségre van szükség az irodán kívüli munkavégzéshez.

Távmunka

Saját ügyfeleink körében végzett mini kutatásunk azt mutatja, kicsi a távmunka elfogadottsága munkáltatói körökben, munkavállalóként viszont sokan vágynak rugalmas, nem mindig helyhez kötött munkavégzéshez. Ha nem is igényli az ember, hogy folyton otthonról dolgozzon, de a munkaidő kereteit rugalmasan kezelve a teljesítésre fektetné a hangsúlyt, és nem feltétlenül a jelenléte garantálná a jó teljesítést - derült ki a kérdőívekre adott válaszokból.
Tanulmányainkból emlékezhetünk arra, mikor az iparosodás időszakában egykor a gyárakba jártak az emberek dolgozni - ott volt a munkaeszközük, és a vezetőik folyamatosan ellenőrizték, ha kellett, fenyítették őket, és megmondták, mikor mit csináljanak, mikor ehetnek, mehetnek mosdóba, hagyhatják abba a munkát, és hasonlók. Ebből nőtték ki magukat a mai gyárak, irodaházak, kereskedelmi központok. Mivel a munka jellege jelentősen átalakult, a körülmények összehasonlíthatatlanok a régi világéval, sokkal erősebb a specializáció a munka terén, és a technika már nem mérhető távolságra van a régi gépektől, eszközöktől. Mégis, a munka szervezése nem sokat változott - mintha a bizalmatlanság, a kontrolligény vezetné a munka világát még, de sok esetben inkább a biztonságos, bejárt út ad egy stabilitást a munka elvégzésének biztosításához a vezetők részéről. Másfelől a vezetők sem szeretnék elveszíteni szem elől bázisukat, a beosztottaikat, akiket "vezetnek".
Mit nyerhetünk egy jó munkaszervezéssel, amiből akár az is kisülhet, hogy néhány munkakör nem csak az irodából végezhető? Néhány példa:

• teljesítményorientált munkatársakat, akiket a minőség és a határidő vezérel, nem csupán a munkahelyen töltött idő
• alacsonyabb irodafenntartási költséget
• a bejárási költségek terheinek csökkenését
• elégedettebb munkavállalókat, 
• kevesebb városi dugót,
• alacsonyabb légszennyezettséget

Milyen hátrányai lehetnek? Például:

• néhányan visszaélhetnek a kötetlen munkavégzés adta lehetőséggel, és nem dolgoznak, vagy mást (is) csinálnak
• nem lesz hatékony a munkavégzés
• nem jönnek az eredmények, és késő lesz változtatni
• nem lesz képes szocializálódni a távmunkában dolgozó kolléga, kikerül a munkatársak informális köréből, elszigetelődik
• nem kap a kolléga elég információt, kimarad a napi vérkeringésből

Mint látható, az első lista az előnyökkel több objektív tényezőt tartalmaz, mint a második lista, mely főleg feltételezésekből és félelmekből áll. Megfelelő szervezéssel, felkészítéssel, változáskezeléssel  azonban ezeket könnyen ki lehet küszöbölni, főleg, mert vannak már jó példák a világban, amiket érdemes követni. Következő bejegyzésemben arról írok majd, mi szükséges a távmunka kialakításához.

.

Kedvcsináló

Előző bejegyzésemben a pozitív életszemléletről, és a "jó hozzáállásról" írtam. Hogyan tudjuk mindezt megszerezni, és mitől leszünk jó kedvűek a munkában? 


1. Szervezzük hosszú és rövid távú tervek szerint életünket: ezek tartják fenn bennünk a motivációt, és törekvéseinket a folytonos fejlődésre, megújulásra és javulásra. Célok nélkül nem haladunk előre. Mindenek előtt tehát tűzzünk ki célokat életünk fontos területein, melyek természetesen nem csak a munkában, hanem magánéletben, párkapcsolatban, szabadidőben, privát elképzelésekben is megjelennek. A rövid távú célok elérése mindemellett erőt ad a hosszú távú célkitűzések eléréséhez is. 
2. Támaszkodjon a segítőkre: ha van beosztottja vagy asszisztense, delegáljon, válogassa ki azokat  a tevékenységeket, amihez kevés tudás és sok idő szükséges, és adja át munkatársainak. Családja körében töltődjön fel, körükben ne a munkával foglalkozzon, hanem regenerálódjon. 
3. Legyen nagylelkű, dicsérje munkatársait, ha megérdemlik, adjon annyi pozitív visszajelzést, amennyit csak lehet - persze őszintén. Menjen el kollégáival ebédelni, kávézni, és próbáljon velük néha informálisan is beszélgetni. Így a szimpátiájukat biztosan elnyeri, és sokkal szívesebben dolgoznak Önnel, vagy teszik meg, amit kér. 
4. Fogadja el, hogy nem tud mindent megváltoztatni. Vannak dolgok, amiket nem tudunk kontrollálni, és nem minden úgy történik, ahogy szeretnénk Befolyásolni viszont tudjuk a történéseket: a fent említettek is ezt segítik, valamint ha inspirál, jó példát mutat, érdekes és értékes célokat csillant meg, az másokat is mozgásba hoznak. 
5. Nézzen befelé és töltődjön fel: mindegy miben hisz, meditál vagy imádkozik, esetleg jógázik vagy sportol, a lényeg, hogy törődjön a testével és a lelkével. Kell energia ahhoz, hogy megvalósíthassuk a céljainkat. Minden egyes erőfeszítés busásan megtérül, ha helyesen és jó helyre tesszük. Ezáltal mindent gyorsabban és kisebb erőfeszítéssel tudunk elérni. 


Általánosságban ajánlom, hogy foglalkozzon olyan dolgokkal, amelyek a pozitív és előremozdító törekvéseit segíthetik, ábrándozzon, gondolkodjon és tervezzen. Nem csak a "komoly munka" hoz eredményt, hanem az alkotó elme is, ami kipihenten és nyitottan a legtermékenyebb. 

Eredmények

Az ember nem szeret hiába dolgozni, eredményeket vár. Amikor nekilátunk, a fejünkben van a terv, mit is szeretnénk elérni a tevékenységeink során. Mégis gyakran érezzük, hogy bár a tervünk kristály tiszta, és a tudásunk is megvan a munka elvégzéséhez, nem jön az ihlet, nem tudjuk megfelelően elvégezni az adott feladatot, vagy esetleg nincs kedvünk hozzá.
Aki olvasta a rend és tisztaságról szóló bejegyzésemet, az bizonyára a megoldás felét is tudja már: zsúfolt, rendetlen íróasztal nem kedvez a múzsáknak, tehát mindenek előtt pakoljunk el mindent, ami nem kell az adott munkához, és csak a legszükségesebbek maradjanak az íróasztalon.
Ezek után fogalmazzuk meg, pontosan mit szeretnénk megcsinálni. Kinek kell a munkánk? Mihez fogják felhasználni? Kik fogják még látni? Milyen érzések fognak hozzá kapcsolódni? Mitől lesz értékes a munkánk? Egyszóval, próbáljuk meghatározni feladatunk lényegét, nem csak a tervet teljesíteni. Próbáljuk meg "megrendelőnk" szemével nézni , és "ügyfeleink" számára elkészíteni a munkát. Nem utolsó sorban, élvezzük az alkotás örömét, és legyünk hálásak azért, hogy mi teljesíthetjük ezt a feladatot.
Ha teljességgel koncentrálunk a feladatra, megértjük a célját és az értékét, megtöltjük pozitív érzelemmel, akkor képesek leszünk lelkesen és produktívan elvégezni. Ezért nagyon fontos, hogy a munkát nem csupán tudással és készségeinkkel, hanem tervszerűen, pozitív hozzáállással és jó érzésekkel végezzük el. Ez biztosítja a mások számára is értékes eredményeket, a munka számunkra pedig energiát adó, jó érzéseket keltő tevékenység lesz, nem pedig az ellenkezője.

A tervek és a megvalósításuk

Mit ér a terv, ha nem valósítjuk meg? Bizonyára Ön is ült már végeláthatatlan meetingeken, értelmetlen megbeszéléseken, semmit mondó tárgyalásokon, ahol úgy érezte, csak az idejét rabolják, és semmi értelmét nem látta. Készített már sok tervet, ami senkit nem érdekelt, és talán soha valósultak meg.

Tettek nélkül nincs eredmény, ezért minden esetben a legfontosabb: legyen akció, legyen cselekvés, és mérhető eredmény. Az eredmény legyen minden tettnek, minden akciónak az értelme. Akkor viszonylag könnyen lehet majd szelektálni: szükség van erre a meetingre? Szükség van egy újabb dokumentumra? Kell egy újabb workshop? 

Papírmentes íróasztal

Hányszor látunk nyomasztó kupacokat az íróasztalon, amelyek elfoglalják a tágas teret, hogy aztán vagy lefűzzük, vagy kidobjuk őket. Nem is annyira a környezetvédelmi és költséghatékonyság miatt írom ezt - bár ezek is nagyon fontos szempontok -, hanem az energia-elszívó és figyelem-elterelő hatása miatt.
Mindenek előtt, ha sok a papír a asztalon, óhatatlanul is elvonja figyelmünket másról. Megöli a kreativitást, nem hagy teret a gondolatoknak, tehát érdemes alkotó munka előtt eltávolítani a felesleges papírokat.
Másrészt sokaknak növelheti a fontosság érzetét, hogy mennyi minden vár rá, de ez egyúttal nyomasztó és zavaró is lehet, így  a munka rovására megy.

Ezért a csapatformálás első állomásaként érdemes tudatosítani, megtanítani, és gyakorolni a fontos és hasznos dolgok tárolásának szabályait, illetve a munkaszervezéshez szükséges készségek elsajátítását.

Mérgező közeg

Mindannyian találkozunk negatív, energiarabló emberekkel, olykor arra kényszerülünk, hogy kapcsolatot tartsunk velük, hiszen munkatársaink, szomszédaink, esetleg családtagjaink között is ráismerhetünk ilyenekre.
Mi a közös tulajdonságuk? Hogy pillanatok alatt leszívják az energiánkat, elveszik az életkedvünket, védekezésre, mentegetőzésre, sajnálkozásra kényszerítenek sajátságos kommunikációjukkal.
Mit tehetünk ellenük?
1. Negatív és borúlátó fajta: mostanság elég sokan vannak, megfélemlítő és kirekesztő tárgyalási technikájuk, hibáztatás, ellenségkeresés, lázítás, szítás fogalomkörökre korlátozódik. Természetesen semmi sem az ő hibájuk, más hibás, illetve a körülmények sem kedveznek. Ha lehet, kerüljük ezt a fajtát, mert belőlük soha sem lesz pozitív gondolkodású, előremutató, jövő és célorientált személy, hanem a múlton rágódó, hibáztató, a pozitív emberek életét megkeserítő vérszívó.
2. A segítségre szoruló / mártír: veszélyes fajta, mert azt érezteti veled, fontos vagy. Ő az aki folyton magánéleti vagy egyéb jellegű problémáival traktál, meghallgatást, megértést vár, és folyton pozitív megerősítésért teszi ezt. Minden róla szól, örül, ha dicséred, és saját magára tett negatív állításokkal provokál, hogy tovább magasztald. Mindent elvállal, majd panaszkodik, hogy túlterhelt. Érdemes nekik megmondani mennyi időd van, és miről fogtok beszélni, majd ha befejeztétek az érdemi beszélgetést, jobb időben elválni tőle.
3. A kritizáló: ő az, akinek semmi nem jó, és mindig bebizonyítja, miért nincs igazad, amikor próbálod a pozitív oldalt megcsillantani. Tele van bizonytalansággal, és negatív meggyőződéseivel hangsúlyozza, hogy csak a javadat akarja.
Mindhárom típus veszélyes, a csapatokat bomlasztja, a személyes kapcsolatokat veszélyezteti. Ha ilyet látunk, sürgős beavatkozásra van szükség a szervezetben, munkacsoportban.

Ne feledjük, hogy csak a jó hozzáállás, együttműködő kommunikáció és az épülést segítő, pozitív energia vezet bennünket tartós sikerre. 

Emberek csoportosulása, vagy munkacsapat?

Amikor egy vállalkozás szervezetet épít, felveszi  a vezetőket, fejleszti őket. A vezetők teljes elkötelezettséggel tehetségeket toboroznak a csapatokba, akiket utána szintén fejlesztenek, képeznek, motiválnak, és csatasorba állítanak. Mindemellett igyekeznek pozitív munkakörnyezetet kialakítani, amely a munkavállalók odatartozását, illetve motivációját erősíti.

A  fenti lépések többnyire minden menedzsment tankönyvben megtalálhatók, és az emberi erőforrás területek kialakítása is hasonló logikával történik. Mégis nehéz és sok sebből vérzik olykor a jól teljesítő munkacsoportok kialakítása. Sokan kiváló szakembereket és jó referenciával, elismert diplomával és tekintélyes tapasztalattal rendelkező munkatársakat vesznek fel, akik egyenként jól végzik a munkájukat, mégis nagy kihívás csapattá szervezni őket. Manapság a toborzás-kiválasztás nem is a tudásról szól, hanem a motiváció és a csapatba illés meghatározásáról. Alkalmas lesz a jelölt a meglévő emberekkel abban a bizonyos csapatban eredményesen, lelkesen dolgozni? Szívesen fog majd velük dolgozni? Ki lesz a hangadó és a meghatározó személy a csapatban? Mitől fog szárnyalni a csapat? A vezető és a HR együtt teremti a körülményeket, mégis legtöbbször a csapat tagjait csupán egyéni teljesítményük alapján értékeljük. 

Összefoglalva: 

Egy erős és vállalatra szabott HR stratégia, és a megfelelő emberi erőforrás rendszerek jó keretet adnak a vezetőknek a csapatok építéséhez.A csapat teljesítménye soha sem az egyéni teljesítmény átlaga. A csapat vezetőjének és a tagok teljesítménye a csapat teljesítményével összhangban van, nem lehetnek függetlenek egymástól. Az egyéni teljesítmény-különbségek így a csapat teljesítményéhez viszonyíthatók. 

Csapat teljesítménye: milyen hatékonysági fokon látja el a szervezeti szerepét (a hatékonyság mindig egyedi algoritmus), illetve mennyire elégedettek vele az ügyfelek, akik akár a kollégák is lehetnek attól függően, hogy melyik szervezeti egységről van szó.