A projekt rendkívül tág jelentéstartalommal bíró szó, a
köznyelvben is előszeretettel használjuk hétköznapi tevékenységekre, pl.
lakásvásárlás projekt, nyaralás projekt. A vállalatoknál pedig szinte nincs
olyan funkció, amely ne alkalmazná saját tevékenységeire a projekt kifejezést,
mint például költségtervezés projekt, irodaszer beszerzési projekt.
Elterjedtsége ellenére a HR ritkán használja valódi értelmében
a szót, azaz jellemzően nem egy szabványos projektmódszertant követő igazi projektet
értenek alatta, hanem egy időszakos munkát. Ennek következtében a projektek
ugyan gyakoriak, a valódi projekt
menedzsment azonban egy kiaknázatlan stratégiai eszköztár a
vállalati HR-en.
Mi az a három alaptevékenység,
amit a HR-es projekteknek is mindenképpen tartalmazni kell?
1.
alapos tervezés
2.
haladás nyomon követése
3.
zárás
Hogyan néz ez ki a
mindennapi életben?
A tervezés az
egyik legfontosabb tevékenység. Ekkor határozzuk meg a projekt céljait,
terjedelmét és az eredmény termékeket. Ebben a szakaszban tervezzük meg a
kitűzött célokhoz vezető lépéseket és az időtervet.
Megvizsgáljuk a projekt megvalósításának a költségeit, és a
megtérülésüket. Tisztázzuk az elvárásokat, és a projekt sikerének
előfeltételeit, illetve hogy a projekt végén mikor mondhatjuk azt, hogy sikerrel
zártunk. Felmérjük a megvalósíthatóságot, és elemezzük a kockázatokat. Megtervezzük az erőforrásokat, kijelöljük a
projekt tagokat.
A nyomon követés
a projekt teljes időtartama alatt zajlik, formális heti megbeszélések,
riportok, elemzések vizsgálatával, illetve a megbízók számára készített
jelentésekkel. A státusz riportok a nyomon követés legfőbb dokumentumai.
A projektet az utolsó riport elkészítésével zárjuk, melynek segítségével a projektet elemezzük, a
visszajelzéseket begyűjtjük. Itt értékeljük az elért eredményeket, sikereket és
tanulságokat.
Bár a fent vázolt tevékenység lista egyszerűnek tűnhet,
mégis az a legcélravezetőbb, ha projektmenedzser szakemberre bízzuk a
tevékenységek koordinálását.
A HR funkció
összetett, és változáson megy keresztül
KORÁBBAN
|
NAPJAINKBAN
|
Toborzás-kiválasztás
|
Stratégiai erőforrás tervezés
|
Teljesítmény menedzsment
|
Utódlástervezés
|
Fejlesztés és tréningek
|
Folyamatok átalakítása
|
Kompenzáció és fizetéspolitika
|
Kiszervezés
|
Bérszámfejtés
|
Vállalatok összeolvadásának vagy felvásárlás szervezeti
támogatása
|
Adminisztráció
|
Változáskezelés
|
HR informatikai rendszere felhasználói
|
HR informatikai projekt vezetése, részvétel
|
HR riportok elkészítése, statisztika, rendelkezésre állás
|
HR
szolgáltatások létrehozása
|
A HR valódi
stratégiai szerepet kap, ha elemzi a vállalati stratégiát, az üzleti tervet, és
a saját területét hozzáigazítja a vállalati célkitűzésekhez. Magas szinten a
stratégiai HR a vállalat hatékonyságát, eredményeit növelő tevékenységeket,
projekteket végez, amelyek eltérnek az operatív feladatoktól. A stratégai HR
így projekt szinten is leválik a napi operatív tevékenységekről. Természetesen a napi működést biztosító
területek szintén tudnak projektekként működni, mint ahogy valójában működnek
is, pl. a toborzás-kiválasztás, teljesítmény értékelés eseményei.
A HR Projektmenedzser
A stratégiai HR vezető tehát a vállalat üzleti tervének
megalkotásában aktív szerepet vállal. Ennek meghatározása után a stratégiai HR
vezető a vállalat üzleti tervébe integráltan létrehozza a HR stratégiát. A
stratégiát megvalósítható projektekre bontja, ezekhez erőforrást rendel, és a
megvalósításukat projektmenedzserekre bízza. A projektek haladásáról folyamatos
beszámolókat kér, de csak döntési pontokban, vagy kritikus esetben szól bele a
megvalósításba.
A HR projektmenedzser megvizsgálja a vállalati és a HR
stratégiát, megérti az összefüggéseit, és hogy mire van szükség a HR stratégia
megvalósulásához. Ezt aztán kivitelezhető projektekre bontja, melyeket
sikeresen levezényel. Így a HR stratégia megvalósul, és a vállalat
célkitűzéseit a HR eredményesen támogatja.
A projekt sikeres
megvalósítása a vállalat eredményeit növeli a tervezett megtérülési időszakon
belül. Enélkül nem mondhatjuk a projektre, hogy sikeres.
5 alapvető feladat a
projekt kultúra megteremtéséhez a HR-en
1.
Képezze a HR vezetőket projektmenedzsment
témakörben!
2.
Képezzen ki egy HR vezetőt/szakembert
projektmenedzsernek!
3.
Először kis projektekkel kezdjenek, és legyenek
sikereik a kis projektek területén, utána fogjanak nagy projektekbe!
4.
A projekt csapat kövesse a projektmenedzsment
hierarchiát, ami különbözik a vállalati hierarchiától!
5.
Kommunikálják a projekteket a vállalat többi
része felé, és mutassák meg nekik, hogyan fog profitálni a vállalat egésze a
projekt eredményéből!
Néhány tipp, amit
minden projektben szem előtt kell tartani
ü
Foglalkozzanak a projekttagokkal, különösen, ha
a projektmunka mellett saját munkakörüket is ellátják!
ü
Nyerjék meg a projekthez a vállalatvezetőket,
tájékoztassák őket a sikerekről!
ü
A projekt kommunikációja mindig formális és
tervszerű legyen.
ü
A változások kezeléséről különösen
gondoskodjanak, a projekt része legyen!
ü
Osszák meg a tanulságokat és a jó
tapasztalatokat más projektek vezetőivel, tagjaival!
És végül még egy
fontos motivációs szempont
Jutalmazza az egyéni projekt teljesítményt a sikeres
projektzárást követően! Lehetünk kreatívak a jutalmat illetően – akár egy
elismerő szó, vagy egy jól kommunikált siker is növelheti a projekttag
elköteleződését, és lendületet adhat további munkájához. Alapvető feltétel
azonban, hogy a jutalom szoros összefüggésben legyen a projekt eredményeinek
pozitív hatásával, pl. a vállalatnál felszabaduló idővel, a megspórolt pénzzel,
a magasabb minőséggel, a technikai tudással, vagy a hatékony kommunikációval –
tehát bármivel, ami érték a vállalat egészének is.
Minden ilyen elismerés bátorítja a projekttagokat, hogy
erőfeszítéseket tegyenek az újabb sikeres projektmunkában, és a projektek
sikerét messzemenőkig szem előtt tartsák.