Projekt menedzsment a HR-en

A projekt rendkívül tág jelentéstartalommal bíró szó, a köznyelvben is előszeretettel használjuk hétköznapi tevékenységekre, pl. lakásvásárlás projekt, nyaralás projekt. A vállalatoknál pedig szinte nincs olyan funkció, amely ne alkalmazná saját tevékenységeire a projekt kifejezést, mint például költségtervezés projekt, irodaszer beszerzési projekt.
Elterjedtsége ellenére a HR ritkán használja valódi értelmében a szót, azaz jellemzően nem egy szabványos projektmódszertant követő igazi projektet értenek alatta, hanem egy időszakos munkát. Ennek következtében a projektek ugyan gyakoriak, a valódi projekt menedzsment azonban egy kiaknázatlan stratégiai eszköztár a vállalati HR-en.

Mi az a három alaptevékenység, amit a HR-es projekteknek is mindenképpen tartalmazni kell?

1.       alapos tervezés
2.       haladás nyomon követése
3.       zárás

Hogyan néz ez ki a mindennapi életben?

A tervezés az egyik legfontosabb tevékenység. Ekkor határozzuk meg a projekt céljait, terjedelmét és az eredmény termékeket. Ebben a szakaszban tervezzük meg a kitűzött célokhoz vezető lépéseket és az időtervet.
Megvizsgáljuk a projekt megvalósításának a költségeit, és a megtérülésüket. Tisztázzuk az elvárásokat, és a projekt sikerének előfeltételeit, illetve hogy a projekt végén mikor mondhatjuk azt, hogy sikerrel zártunk. Felmérjük a megvalósíthatóságot, és elemezzük a kockázatokat.  Megtervezzük az erőforrásokat, kijelöljük a projekt tagokat.
A nyomon követés a projekt teljes időtartama alatt zajlik, formális heti megbeszélések, riportok, elemzések vizsgálatával, illetve a megbízók számára készített jelentésekkel. A státusz riportok a nyomon követés legfőbb dokumentumai.
A projektet az utolsó riport elkészítésével zárjuk, melynek segítségével a projektet elemezzük, a visszajelzéseket begyűjtjük. Itt értékeljük az elért eredményeket, sikereket és tanulságokat.
Bár a fent vázolt tevékenység lista egyszerűnek tűnhet, mégis az a legcélravezetőbb, ha projektmenedzser szakemberre bízzuk a tevékenységek koordinálását.


A HR funkció összetett, és változáson megy keresztül

KORÁBBAN

NAPJAINKBAN
Toborzás-kiválasztás

Stratégiai erőforrás tervezés
Teljesítmény menedzsment

Utódlástervezés
Fejlesztés és tréningek

Folyamatok átalakítása
Kompenzáció és fizetéspolitika

Kiszervezés
Bérszámfejtés

Vállalatok összeolvadásának vagy felvásárlás szervezeti támogatása

Adminisztráció


Változáskezelés

HR informatikai rendszere felhasználói
HR informatikai projekt vezetése, részvétel

HR riportok elkészítése, statisztika, rendelkezésre állás
HR szolgáltatások létrehozása


 A HR valódi stratégiai szerepet kap, ha elemzi a vállalati stratégiát, az üzleti tervet, és a saját területét hozzáigazítja a vállalati célkitűzésekhez. Magas szinten a stratégiai HR a vállalat hatékonyságát, eredményeit növelő tevékenységeket, projekteket végez, amelyek eltérnek az operatív feladatoktól. A stratégai HR így projekt szinten is leválik a napi operatív tevékenységekről.  Természetesen a napi működést biztosító területek szintén tudnak projektekként működni, mint ahogy valójában működnek is, pl. a toborzás-kiválasztás, teljesítmény értékelés eseményei.



A HR Projektmenedzser

A stratégiai HR vezető tehát a vállalat üzleti tervének megalkotásában aktív szerepet vállal. Ennek meghatározása után a stratégiai HR vezető a vállalat üzleti tervébe integráltan létrehozza a HR stratégiát. A stratégiát megvalósítható projektekre bontja, ezekhez erőforrást rendel, és a megvalósításukat projektmenedzserekre bízza. A projektek haladásáról folyamatos beszámolókat kér, de csak döntési pontokban, vagy kritikus esetben szól bele a megvalósításba.
A HR projektmenedzser megvizsgálja a vállalati és a HR stratégiát, megérti az összefüggéseit, és hogy mire van szükség a HR stratégia megvalósulásához. Ezt aztán kivitelezhető projektekre bontja, melyeket sikeresen levezényel. Így a HR stratégia megvalósul, és a vállalat célkitűzéseit a HR eredményesen támogatja.
A projekt sikeres megvalósítása a vállalat eredményeit növeli a tervezett megtérülési időszakon belül. Enélkül nem mondhatjuk a projektre, hogy sikeres.

5 alapvető feladat a projekt kultúra megteremtéséhez a HR-en

1.       Képezze a HR vezetőket projektmenedzsment témakörben!
2.       Képezzen ki egy HR vezetőt/szakembert projektmenedzsernek!
3.       Először kis projektekkel kezdjenek, és legyenek sikereik a kis projektek területén, utána fogjanak nagy projektekbe!
4.       A projekt csapat kövesse a projektmenedzsment hierarchiát, ami különbözik a vállalati hierarchiától!
5.       Kommunikálják a projekteket a vállalat többi része felé, és mutassák meg nekik, hogyan fog profitálni a vállalat egésze a projekt eredményéből!

Néhány tipp, amit minden projektben szem előtt kell tartani

ü  Foglalkozzanak a projekttagokkal, különösen, ha a projektmunka mellett saját munkakörüket is ellátják!
ü  Nyerjék meg a projekthez a vállalatvezetőket, tájékoztassák őket a sikerekről!
ü  A projekt kommunikációja mindig formális és tervszerű legyen.
ü  A változások kezeléséről különösen gondoskodjanak, a projekt része legyen!
ü  Osszák meg a tanulságokat és a jó tapasztalatokat más projektek vezetőivel, tagjaival!

És végül még egy fontos motivációs szempont

Jutalmazza az egyéni projekt teljesítményt a sikeres projektzárást követően! Lehetünk kreatívak a jutalmat illetően – akár egy elismerő szó, vagy egy jól kommunikált siker is növelheti a projekttag elköteleződését, és lendületet adhat további munkájához. Alapvető feltétel azonban, hogy a jutalom szoros összefüggésben legyen a projekt eredményeinek pozitív hatásával, pl. a vállalatnál felszabaduló idővel, a megspórolt pénzzel, a magasabb minőséggel, a technikai tudással, vagy a hatékony kommunikációval – tehát bármivel, ami érték a vállalat egészének is.

Minden ilyen elismerés bátorítja a projekttagokat, hogy erőfeszítéseket tegyenek az újabb sikeres projektmunkában, és a projektek sikerét messzemenőkig szem előtt tartsák. 
Hiba történt a modul működésében